Zuletzt geändert am: 30. Juni 2020
Die
Optares GmbH & Co. KG, Heiligengeist Höfe 8, 26121 Oldenburg
sowie ihre Tochtergesellschaft
OPTARES ICM GmbH & Co. KG, Heiligengeist Höfe 8, 26121 Oldenburg
(im Folgenden als „Optares“ bzw. „Wir“ bezeichnet) sind Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung
Ihrer personenbezogenen im Sinne Art. 4 Nr. 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“).
Sofern Sie der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten durch uns nach Maßgabe dieser Datenschutzbestimmungen
insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen wollen, können Sie Ihren Widerspruch an den Verantwortlichen
richten.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Optares GmbH & Co. KG und unserer Online-Präsenz
www.optares.de („Webseite“). Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns
einen besonderen Stellenwert, weshalb wir Sie an dieser Stelle über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren
möchten. Selbstverständlich beachten wir die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen, die auf unsere Unternehmertätigkeit
als Personalberatung Anwendung finden können (u. a. Telemediengesetz und Handelsgesetzbuch).
Die Optares GmbH & Co. KG (im Folgenden „Optares“ oder „der für die Verarbeitung Verantwortliche“) ist ein
mittelständisches, inhabergeführtes und konzernunabhängiges Unternehmen mit dem Verwaltungs- und Gründungsstandort
Oldenburg in Niedersachsen. Unser Unternehmenszweck liegt in der direkten Vermittlung und der Überlassung qualifizierter
und hochqualifizierter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Wir nutzen die uns zur Verarbeitung überlassenen Daten
ausschließlich zu diesen Zwecken. Eine Weitergabe personenbezogener Daten ohne die ausdrückliche Zustimmung der
Bewerber/Innen oder Mitarbeiter/Innen („betroffene Personen“ i. S. d. G. oder „Kandidat“) oder zu
einem anderen Zweck als dem beschriebenen, widerspricht unserer Unternehmensethik und ist ausgeschlossen.
Die Nutzung unserer Webseite ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene
Person die Dienstleistungen unseres Unternehmens in Anspruch nehmen möchte, kann jedoch eine Verarbeitung
personenbezogener Daten erforderlich werden. Mit Hilfe dieser Datenschutzrichtlinie möchten wir die Öffentlichkeit über
Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner
werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzrichtlinie über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.
Wenn Sie auf unsere Webseite zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet Service Providers und Ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Anonyme Informationen dieser Art werden von uns statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.
Der Begriff der personenbezogenen Daten ist in der DSGVO definiert. Danach sind dies Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen also beispielsweise Ihr bürgerlicher Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Verarbeitung durch den Verantwortlichen erfolgt freiwillig und ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss, z. B. über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns oder unseren Auftraggebern, erforderlich. Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z. B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten können Sie sich an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt Sie einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.
Als Nutzer unserer Webseite haben Sie die Möglichkeit, über Eingabeformulare personenbezogene Daten an uns zu übermitteln („Online-Bewerbersystem“). Die über das Online-Bewerbersystem eingegebenen, personenbezogenen Daten, werden von uns ausschließlich für Zwecke der Bewerbungsabwicklung und den Stellenbesetzungsprozess erhoben, verarbeitet und genutzt. Wir speichern und verarbeiten Ihre Daten entsprechend der gültigen Datenschutzbestimmungen jederzeit vertraulich.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Daten außerdem per E-Mail an unsere Mitarbeiter/-innen zu senden. In diesem Fall erhalten Sie eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Daten und diese werden in unser Bewerbersystem überführt und hier vertraulich und gemäß den gesetzlichen Vorgaben aus DSGVO und BDSG weiterverarbeitet.
Optares führt eine „aktive Recherche“ nach potenziellen Kandidaten auch auf Karrierenetzwerken wie LinkedIn, Xing,
Experteer und anderen ähnlichen Netzwerken oder anderen öffentlichen Internetseiten durch. Die Recherche erfolgt dabei
nur und ausschließlich in dem von Nutzern dieser Karrierenetzwerke freigegeben „öffentlich zugänglichen Bereich“.
Werden hier Kandidaten identifiziert, deren öffentliches Profil zu einer Anforderung unserer Auftraggeber passen könnte,
erfolgt gegebenenfalls eine Aufnahme des Kontakts durch die Optares. Bereits bei dieser ersten Kontaktaufnahme werden
die Identität und das Interesse seitens der Optares klar formuliert und der Kandidat hat die Möglichkeit zu wählen, ob
er der Optares GmbH & Co. KG neben den öffentlich zugänglichen Daten weitere personenbezogene Daten übermitteln
möchte oder nicht.
Erst wenn der Kandidat seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gemäß der in der
Datenschutzrichtlinie beschriebenen Art ausdrücklich erteilt, verarbeitet die Optares diese Daten entsprechend der
Einwilligung.
Hat ein Kandidat zwar an der konkret zu besetzenden Position kein Interesse, ist aber an einer grundsätzlichen
Zusammenarbeit mit der Optares interessiert, wird er ebenfalls um Einwilligung zur Verarbeitung seiner
personenbezogenen Daten gebeten. Hat ein Kandidat grundsätzlich kein Interesse an den Dienstleistungen der Optares,
wird keine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten vorgenommen.
Nur in den Fällen, in denen eine erste Kontaktaufnahme mit dem Kandidaten nicht kurzfristig möglich ist, erfolgt eine
vorübergehende Verarbeitung der öffentlich zugänglichen Daten ohne das Vorliegen einer Einwilligung. Die Optares geht
in diesen Fällen davon aus, dass die Verarbeitung der Daten bis zum dem Zeitpunkt der Klärung im Interesse der
betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1, lit. f DSGVO liegt. Weil es der Optares zum Zeitpunkt der Erhebung zunächst
nicht möglich ist, die betroffene Person gem. Art. 14 DSGVO zu informieren, wird hierauf zunächst verzichtet und dieses
Vorgehen entsprechend Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO begründet.
Bei der Registrierung für die Nutzung unserer personalisierten Leistungen werden einige personenbezogene Daten erhoben.
Mit der Registrierung erklären Sie sich damit einverstanden, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche Ihre
Kontaktdaten zum Zwecke der Kontaktaufnahme und der Kontaktpflege nutzt und dass alle Mitteilungen, die dieses
Nutzungsverhältnis betreffen, per E-Mail versandt werden können, soweit nicht gesetzlich eine andere Form zwingend
vorgeschrieben ist.
Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung über unsere Website erklären Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung, dass Ihre Daten
im Rahmen der beschriebenen Verfahren gemäß dieser Datenschutzerklärung und unter Beachtung der Vorgaben des BDSG und
der DSGVO von Optares gespeichert, übermittelt und genutzt werden. Sie erklären sich mit der Übermittlung der
Bewerbungsunterlagen an die oben genannten Unternehmen innerhalb der Optares-Gruppe (gründend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO u. Erwägungsgrund 48) sowie an Kunden und Auftraggeber der Optares einverstanden.
Nach erfolgreichem Abschluss eines Bewerbungsprozesses kann ein Einsatz im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung erfolgen.
Im Rahmen unserer gesetzlichen Pflichten und zur Durchführung des Einsatzes im Entleihbetrieb übermitteln wir hierfür
benötigte personenbezogene Daten an den Entleiher. Die gesetzliche Grundlage hierfür bilden § 26 Abs 1 Satz 1 und
Abs. 8 Nr. 1 BDSG sowie § 1 Abs. 1 AÜG.
Betroffene Personen, mit denen nach Abschluss eines auf eine konkrete Stellenausschreibung bezogenen Bewerbungsprozesses
kein arbeitsvertragliches Verhältnis zustande gekommen ist sowie Initiativbewerbungen nehmen wir in einen Bewerberpool
auf, um diese für künftige Stellen in Betracht ziehen zu können. Im Bewerberpool werden Ihre personenbezogenen Daten und
Unterlagen für einen Zeitraum von maximal sieben Jahren gespeichert und auf ein Matching mit neuen Stellenangeboten
geprüft. Selbstverständlich bleiben Ihre Rechte auf Einsichtnahme, Löschung und Aktualisierung der Daten hiervon
unberührt. In diesem Sinne nehmen wir während der Speicherung regelmäßig den Kontakt zu Ihnen auf, um die Aktualität der
Daten jederzeit zu gewährleisten und Ihr Einverständnis zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten sicherzustellen. Sie
können Ihre Einwilligung in die Verwendung personenbezogener Daten jederzeit widerrufen und die Löschung erwirken.
Damit die Optares GmbH & Co. KG Ihnen zielgerichtet und entsprechend Ihrer Wünsche und Vorstellungen geeignete
berufliche Aufgaben vorstellen kann, werden zu diesem Zweck Ihre personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und
gespeichert. Diese Daten umfassen mindestens: Name, Vorname, Geburtsdatum, vollständige Adresse, Kontaktdaten,
derzeitige berufliche Situation, gewünschter Einsatzort, Verfügbarkeit und Ihre weiteren Berufswünsche. Darüber hinaus
benötigen wir für eine erfolgreiche Vermittlung sämtliche Angaben, wie sie sich üblicherweise in einem Lebenslauf
befinden. Ihre Daten werden verarbeitet, soweit dies für die Begründung und Ausgestaltung eines Arbeitsverhältnisses
oder für die Vermittlung einer beruflichen Tätigkeit erforderlich ist. Im Rahmen eines Suchauftrags unserer Auftraggeber
können Ihre Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:
Sofern die Daten zu den genannten Zwecken an unsere Auftraggeber weitergegeben werden, haben wir keinen Einfluss auf die Speicherung,
Verwendung bzw. Löschung dieser Daten beim Dritten; etwaige datenschutzrechtliche Ansprüche richten sich in diesem Fall
daher allein gegen den Dritten. Optares wird sich aber für den Schutz der übermittelten personenbezogenen Daten in Ihrem
Sinne einsetzen. Mit einer etwaigen Übermittlung von Fotos an Optares willigen Sie darin ein, dass diese zusammen mit
den Bewerbungsunterlagen an interessierte Dritte übermittelt werden. Sofern Sie eine Einschränkung des
Vermittlungskreises („Sperrvermerk“) wünschen, müssen Sie uns hierüber informieren.
Ihre Daten werden entsprechend der gesetzlichen Vorschriften auch nach Beendigung eines Bewerbungsverhältnisses
für weitere sechs Monate aufbewahrt und an eine Aufsichtsbehörde übermittelt, soweit dies gemäß gesetzlicher
Erfordernisse angezeigt ist. Weiterhin können wir personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend
gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs.
1, lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen
Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Eine Weiterleitung in Drittländer findet nicht statt.
Eine ausschließlich automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, wie z. B. „Profiling“ findet nicht statt.
Von uns beauftragte Dritte können zudem als Auftragsverarbeiter, die bestimmte Aufgaben für uns und nach unseren Weisungen ausführen, Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Beispiele dafür sind IT-Dienstleister, die Aufgaben in den Bereichen Hosting, Datenbank-Management, Webseiten-Management, Maintenance-Dienste, Web-Analysen sowie die Behandlung von eingehenden Anfragen und Datenanalysen übernehmen. Wir verlangen von den beauftragten Partnern, die diese Dienste für uns erbringen, dass sie Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und unterhalten, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der uns von Ihnen anvertrauten Daten zu gewährleisten und dass sie die personenbezogenen Daten nur gemäß unserer Weisungen und wie vertraglich vereinbart erheben, verarbeiten und nutzen.
Ein wichtiges Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind. Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht.
Nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie folgende Rechte:
Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie uns unter folgender Adresse kontaktieren: datenschutz@optares.de
In einigen Fällen werden wir zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihr Einverständnis einholen. Dieses Einverständnis können Sie jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf werden wir angehalten, Ihre Daten nicht mehr für die Zukunft zu verarbeiten. Sie können bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde Beschwerde einreichen.
Als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck
einholen, dient unserem Unternehmen Art. 6 Abs. I lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen
werden. Mit Ihrer Einwilligung geben Sie uns Ihr Einverständnis, Ihre Person betreffende personenbezogene Daten bis zu
Ihrem Widerruf zu speichern und zu verarbeiten und nach Rücksprache mit Ihnen an für Sie interessante personalsuchende
Arbeitgeber weiterzuleiten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der
unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und
überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht, so
dient Art. 6 Abs. I lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Ein berechtigtes Interesse kann dabei
insbesondere bestehen:
Sofern wir personenbezogene Daten erheben, speichern wir oder unsere Auftragsdatenverarbeiter diese auf besonders
geschützten Servern in Deutschland. Der Zugriff darauf ist nur wenigen besonders befugten Personen möglich, die mit der
technischen, kaufmännischen oder redaktionellen Betreuung befasst sind. Um einen Verlust oder Missbrauch der Daten zu
vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen („TOM“), die regelmäßig überprüft und dem
technischen Fortschritt angepasst werden. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets
möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die o. g. Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im
Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können
unverschlüsselt preisgegebene Daten – auch wenn dies per E-Mail erfolgt – von Dritten mitgelesen werden. Über unser
Portal zur Verfügung gestellten Daten werden durch eine verschlüsselte Verbindung mit dem Server gegen Missbrauch
geschützt. Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik
entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.
Die Optares GmbH & Co. KG hat also zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen realisiert, um einen
möglichst weitgehenden Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter
Schutz durch uns nicht sichergestellt werden kann.
Wie viele andere Webseiten verwenden wir auch so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die von einem
Webseitenserver auf Ihre Festplatte übertragen werden. Hierdurch erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie
z. B. IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem über Ihren Computer und Ihre Verbindung zum Internet.
Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der
in Cookies enthaltenen Informationen können wir Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer
Webseiten ermöglichen.
In keinem Fall werden die von uns erfassten Daten an Dritte weitergegeben oder ohne Ihre Einwilligung eine Verknüpfung
mit personenbezogenen Daten hergestellt.
Natürlich können Sie unsere Webseite grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Internet-Browser sind regelmäßig so
eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Sie können die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres
Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese
Einstellungen ändern können. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Webseite möglicherweise nicht
funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.
Treten Sie per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt, werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.
Wir setzen auf unserer Seite Google-Analytics, einen Webanalysedienst der Firma Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway,
Mountain View, CA 94043 USA, nachfolgend „Google“ ein. Google-Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf
Ihrem Computer gespeichert werden und hierdurch eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen.
Die durch diese Cookies erzeugten Informationen, beispielsweile Zeit, Ort und Häufigkeit Ihres Webseiten-Besuchs
einschließlich Ihrer IP-Adresse, werden an Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Wir verwenden auf unserer Webseite Google-Analytics mit Anonymisierungsfunktion und dem Zusatz
„_gat._anonymizeIp“. Ihre IP-Adresse wird in diesem Fall von Google schon innerhalb von Mitgliedstaaten der
Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt und
dadurch anonymisiert.
Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung unserer Seite auszuwerten, um Reports über die
Webseiteaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitenutzung und der Internetnutzung verbundene
Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies
gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.
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weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Webseite
vollumfänglich nutzen können.
Des Weiteren bietet Google für die gängigsten Browser ein Deaktivierungs-Add-on an, welches Ihnen mehr Kontrolle darüber
gibt, welche Daten von Google zu der von Ihnen aufgerufenen Webseites erfasst werden. Das Add-on teilt dem JavaScript
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sollen. Das Deaktivierungs-Add-on für Browser von Google Analytics verhindert aber nicht, dass Informationen an uns oder
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Installation des Browser Add-on erhalten Sie über nachfolgenden Link:
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Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzrichtlinie umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzrichtlinie.
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datenschutz@optares.de oder wenden Sie sich direkt an unseren Beauftragten
für den Datenschutz.
Marc Steenken
Dipl.-Kfm. (FH)
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E-Mail: datenschutz@optares.de